LAS PRINCIPALES FUNCIONES DE MS WORD
Escribir textos delante del ordenador es sinónimo de Microsoft Word. Aunque en la actualidad hay muchas alternativas, como Pages en Mac o Google Drive desde el navegador web, Word ha sido durante años el procesador de texto por defecto de muchos hogares y oficinas en todo el mundo.
Los más veteranos conocerán WordPerfect o Lotus Word, pero todos conocen Microsoft Word. Fácil de usar, repleto de funciones para quien quiera usarlas y disponible en la mayoría de ordenadores, el formato DOC es hoy en día un estándar.
Microsoft Word es un software para Windows cuya principal función es la de procesar textos. Con una gran variedad de herramientas y funciones, este programa nos facilita la edición de textos ya sean de uso personal o textos para enviar a editorial.
A pesar de contar con diferentes versiones, las herramientas de Word se mantienen siempre presentes en el programa. Simplemente puede cambiar su ubicación dependiendo de qué versión tengamos.
Al igual que las herramientas de Power Point, las distintas utilidades se agrupan por funciones en distintas pestañas. De esta manera nos es más fácil encontrar herramientas afines entre sí.
Pero, ¿te has parado a pensar qué porcentaje de Microsoft Word utilizas realmente? ¿Conoces todas las funciones de Word? ¿Y las aprovechas?
HERRAMIENTAS DE WORD Y SUS FUNCIONES
PESTAÑA INICIO
Aquí podemos encontrar las herramientas principales. Son las que se utilizan más a menudo y son visibles por defecto cuando se ejecuta Word.
Podemos encontrar opciones del porta papeles, las opciones básicas de fuentes y tipografía, configuraciones de párrafo, estilos de escritura, y herramientas de edición.
- Portapepeles: Nos da la opción de utilizar distintos tipos de copiados, ya sea tradicional o de formato, nos permite cortar, y también utilizar el pegado o pegado especial.
- Fuente: En esta sección vamos a encontrar todas las herramientas de Word cuya funciones estén relacionadas con la tipografía. Podemos seleccionar la tipografía, cambiar el tamaño, resaltarla, utilizar negritas, cursivas, etc.
- Párrafo: Aquí encontramos todos los ajustes para trabajar sobre párrafos completos de texto. Ya sea alineaciones, interlineados, sangrías, orden, numeraciones, listas, etc.
- Estilos: Esta sección es muy interesante ya que nos da la posibilidad de aplicar un estilo predefinido al texto seleccionado. Con lo cual se ahorra mucho tiempo de trabajo y se es más eficaz. Puedes utilizar los estilos que vienen por defecto o crear tus propios estilos.
- Edición: Aquí tenemos las opciones de selección de texto, búsqueda y reemplazo.
PESTAÑA INSERTAR
En esta sección contamos con todas las opciones para insertar elementos en nuestro archivo. Word nos permite insertar nuevas páginas, tablas, ilustraciones, gráficos, hipervínculos, encabezados, pies de página, símbolos, archivos flash, y los famosos Word Art.
- Páginas: En esta sección podemos insertar páginas en blanco para nuestro documento, portadas de inicio predefinidas, y saltos de página.
- Tablas: Como su nombre lo indica, nos permite agregar tablas a nuestro archivo. Podrás crear una tabla desde cero, utilizar una tabla prediseñada, o incluso insertar una tabla desde el Exel.
- Ilustraciones: En esta sección nos encontramos con distintas herramientas cuyas funciones de Word nos permiten agregar imágenes (prediseñadas o de archivo), formas, gráficos y esquemas llamados SmartArt.
- Vínculos: Aquí podremos agregar enlaces a nuestro archivo. Pueden ser hipervínculos a otros documentos o a sitios web.
- Encabezado y pie de página: Permite agregar encabezados, pies de página, y numeraciones de distinto tipo a nuestro documento.
- Texto: Con esta opción podemos insertar cuadros de texto para mover libremente por la hoja, firmas, fechas, y los famosos WordArt.
- Símbolo: Como su nombre lo indica, nos da la posibilidad de insertar símbolos de ecuaciones y símbolos tradicionales.
PESTAÑA DISEÑO DE PÁGINA
Aquí podremos ver herramientas relacionadas con el diseño de la página del archivo. Dentro de las opciones disponibles se encuentra la posibilidad de modificar el tema de la página, modificar la configuración básica, establecer un fondo, cambiar la organización de los elementos y alterar la sangría y el espaciado.
- Temas: Nos permite seleccionar un aspecto para todo nuestro documento. Puede ser predefinido o lo podemos establecer nosotros mismos.
- Configuración de página: Aquí encontraremos las diferentes herramientas que nos ofrece Microsoft Word para cambiar las medidas de la página, la orientación, los márgenes, columnas, etc.
- Fondo de página: Podemos elegir dejarlo en blanco o agregarle un color o imagen. Dentro de estas opciones también se encuentra la de agregar una marca de agua.
- Párrafo: Aquí podemos cambiar la sangría y el espaciado de los párrafos. La diferencia con las opciones de párrafo de la pestaña Inicio, es que aquí los cambios se aplican a todo el documento.
- Organizar: Nos ofrece distintas opciones como agrupar y des agrupar, alineaciones, mover imágenes hacia adelante o atrás etc.
PESTAÑA REFERENCIAS
En esta sección se agrupan las herramientas que nos permiten insertar distintos tipos de referencias en nuestro archivo de texto.
Como medios de referencias contamos con tablas de contenidos, notas al pie, citas, títulos, índices, etc.
- Tabla de contenidos: Es lo que conocemos comúnmente como índice. Nos permite organizar los contenidos en distintos niveles.
- Notas al pie: Se utilizan para hacer aclaraciones que pueden ir al final de la página o al final del documento.
- Citas y bibliografía: Nos permite agregar fuentes a nuestro archivo que documenten más información sobre lo que estamos hablando.
- Títulos: Como su nombre lo indica, nos deja agregar títulos a la página.
- Tabla de autoridades: Permite citar autoridades que respalden el contenido del documento.
PESTAÑA CORRESPONDENCIA
Aquí se encuentran las herramientas de Word que están pensadas para agilizar los procesos de enviar correspondencia.
Desde algo simple como lo es crear un sobre hasta la fantástica herramienta de combinar correspondencia que nos permite crear varias copias para distintos remitentes de forma automática.
- Crear sobres: Esta herramienta de Word nos da la posibilidad de darle estructura a nuestro documento para que pueda ser impreso en un sobre.
- Crear etiquetas: Similar a la herramienta de crear sobres, pero enfocado a las etiquetas. Nos facilita la tarea de darle estructura al documento para este tipo de correspondencia.
- Combinación de correspondencia: Esta es una fantástica opción para cuando tienes que enviar cartas o invitaciones idénticas a muchas personas pero cambiando pequeños detalles. Te permite crear un documento con campos variables -como nombre, dirección, etc- para facilitar tu tarea.
- Seleccionar destinatarios: Aquí simplemente tienes que seleccionar los destinatarios de los documentos que has creado, se maneja en formato de lista.
PESTAÑA REVISAR
En la sección Revisar encontraremos las herramientas básicas de corrección. Desde corregir la ortografía de nuestro documento, hasta encontrar sinónimos, realizar traducciones y proteger el archivo.
- Ortografía y gramática: De forma automática corrige nuestro texto, buscando errores ortográficos y gramaticales.
- Referencia: Sirve para agregar referencias a nuestro documento, buscando en diccionarios los significados.
- Sinónimos: Con el fin de evitar una lectura repetitiva, nos da la posibilidad de reemplazar palabras por sus sinónimos.
- Contar palabras: Cuenta la cantidad de palabras que están seleccionadas.
- Traducir: A través del traductor de Microsoft, traduce nuestro documento al idioma seleccionado.
PESTAÑA VISTA
En esta pestaña se ordenan las herramientas referentes a la visualización del documento. Podemos elegir que ver u ocultar en la pantalla, cambiar la vista del documento, ajustar el zoom, y establecer la configuración de ventanas.
- Regla: Agrega una regla sobre el margen superior e izquierdo del documento.
- Cuadrícula: Hace visible una cuadrícula a lo largo de toda la página.
- Panel de navegación: Muestra y oculta el panel de navegación.
- Zoom: Nos da la posibilidad de acercar o alejar el documento, para que trabajemos a la distancia que nos sea más cómoda.
- Una página: Nos muestra el documento actual de a una página.
- Dos páginas: Nos muestra el documento actual de a dos páginas.
PESTAÑA PROGRAMADOR
Dentro de esta pestaña se encuentran las herramientas necesarias para automatizar procesos y tareas. Requieren de un conocimiento más avanzado que el resto de las herramientas, y en función del resultado que deseemos obtener, puede que requiramos conocimientos sobre programación.
EXPLICACIÓN Y USO DE LAS HERRAMIENTAS DE WORD
Si aún necesitas ver las herramientas de Word y sus funciones de forma detallada, te invito a que veas el siguiente video explicativo donde se hace un repaso general por varias pestañas y podrás ver distintas herramientas aplicadas con sus resultados.
ALGUNAS DE LAS FUNCIONES
Hay muchas alternativas a World gratis, y estas son las funciones útiles de World que no faltan en esas alternativas. Se trata de 7 funciones básicas del programa de texto de Microsoft que también están en las alternativas gratuitas.
Como decimos, hay muchas alternativas a Word gratis, algunas de ellas son un calco del programa de Microsoft, tanto en funciones como en estética, aunque no todas tienen las mismas funciones, algunas vitales, que la aplicación de los de Redmond. Y esto, claro, es algo que echan de menos los usuarios que necesitan todas las funciones de Word.
Sin embargo, hay muchas funciones útiles de Word que están en las alternativas gratuitas, y a continuación os hablaremos de las más populares y las que más nos ayudan en el día a día.
GUARDAR UN ARCHIVO
La compatibilidad es uno de los elementos más importantes cuando estamos trabajando con un editor de texto. Nos guste o no, los archivos .doc son los más utilizados, ya que al final Word es casi un estándar (aunque eso está empezando a cambiar).
Cuando nos descargamos una de las alternativas gratis a Word nos topamos con que el formato de guardado es .odt, OpenDocument, lo que significa incompatibilidad asegurada si luego nos vamos a Word con ese documento.
TRABAJO COLABORATIVO ONLINE
Trabajar de forma colaborativa se ha vuelto algo de lo más necesario tanto en el mundo laboral como en la educación. Editar textos en grupo (el clásico ''cada uno hace su parte y luego se junta) se acabó gracias a los editores de texto que permiten trabajar de forma online.
Esta característica está presente en Word desde hace unas generaciones, y es parte fundamental de Google Docs, pero también es una de esas características de Word que está en otras alternativas gratuitas.
TABLAS Y GRÁFICOS
Otra de las funciones de Word que tenemos en las alternativas gratuitas es la de crear tablas y gráficos. Se trata de una de las mejores opciones de Word (que se ha ido puliendo estos últimos años) y que, como decimos, también está disponible en programas gratuitos.
TextMaker de FreeOffice, por ejemplo, cuenta con casi las mismas funciones que Word para crear tablas, dibujos y otros gráficos. LibreOffice y OpenOffice también son compatibles con las tablas (aunque en OpenOffice no es algo tan intuitivo).
Por supuesto, también podemos insertar gráficos en LibreOffice y OpenOffice tal y como lo haríamos en Word, por lo que las funciones más básicas de Word, que son las vistas hasta ahora, se pueden replicar sin problema en las aplicaciones gratuitas.
Por descontado, Google Docs también tiene la opción de añadir tanto tablas como gráficos.
AUTOGUARDADO, LA SALVACIÓN
El autoguardado es una de las funciones más importantes de Word que también está en alternativas gratuitas. Es de lo primero que debemos activar en cualquier editor de texto tengamos un sobremesa o un portátil.
Y es que, puede que si trabajamos en portátil no pase nada si se va la luz, pero el programa puede cerrarse de manera inesperada en cualquier momento, y si perdemos unos cuantos párrafos, no vale con dar una vuelta por la casa y hacerse un café para recuperar la calma.
AÑADIR TEXTO OCULTOS
¿Nunca habéis utilizado el texto oculto? Si Word es vuestro modo de vida para trabajar o estudiar, el texto oculto es de lo más útil. El texto oculto sirve para crear dos versiones de un mismo documento, una que utilizaremos para imprimir, la final, y otra con notas que nos sirven para desarrollar el documento.
Está claro que la función de texto oculto no es para un texto que nos lleve un día... y listo, sino para trabajos más elaborados y largos. Como buen clon de Word que es, TextMaker tiene la función de texto oculto, así como LibreOffice y OpenOffice (aunque se llama de manera diferente).
CORRECTOR GRÁFICO
Llegamos al final de la lista con las mejores funciones de Word que están en las alternativas gratuitas con el corrector. Es algo que se hace indispensable, sobre todo cuando tecleamos decenas de palabras por minuto y nos pueden bailar caracteres.
El corrector ortográfico y gramático es una de las mejores opciones que tiene Word, y también está disponible en LibreOffice, Google Docs y TextMaker de FreeOffice. En OpenOffice también podemos tener corrector ortográfico, pero para ello debemos bajar la extensión correspondiente.
GRACIAS
